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Cette période de pandémie requiert du personnel qu’il adapte son travail afin que le Cégep poursuive sa mission. Le télétravail représente un défi, autant pour l’employé que pour le gestionnaire. Cette section se veut un guide et un outil de référence pour les membres du personnel et les gestionnaires dont le travail se fait en partie ou en totalité en mode télétravail.

Depuis le mois d'août, les activités des services administratifs reprennent graduellement sur place, ainsi que plusieurs activités du campus de Longueuil, de l’École nationale d’aérotechnique et du Centre sportif. Cependant, un grand nombre d’activités se poursuivront en télétravail qui est considéré par l’Institut national de santé publique du Québec (INSPQ) et le gouvernement du Québec comme un moyen d’appliquer les normes sociosanitaires.

Le personnel dont les tâches se poursuivent en totalité ou en partie en télétravail est invité à suivre les consignes énoncées dans ce document : adopter une bonne posture de travail, faire preuve de flexibilité et de tolérance envers vous-même, vos collègues et vos proches. Les sections Trucs et astuces peuvent faciliter l’adaptation au télétravail. Différentes pistes de solutions aux difficultés qui peuvent être rencontrées en télétravail sont aussi suggérées dans les compléments Pour en savoir plus.

Il est important de noter que, puisque certaines tâches ne peuvent être réalisées en télétravail, certains membres du personnel seront de retour sur les campus à 100 % à compter du mois d’aout. De plus, certaines personnes pourront être totalement exclues des lieux de travail en raison de leur état de santé.

 

Lexique
Entente de télétravail

Entente conclue entre l’employé et son supérieur immédiat et entérinée par les ressources humaines lorsqu’en raison de son état de santé ou de celui d’un membre de sa famille, une personne ne peut se rendre sur son lieu habituel du travail.

Lieu de travail

Désignez un espace de travail dans votre lieu de résidence qui permettra de vous installer sécuritairement, sans bruit ambiant dérangeant. Maintenez cet espace de travail dans un état sécuritaire, exempt de dangers pour vous et l’équipement.

Nétiquette

La nétiquette est l’ensemble des conventions de bienséance régissant le comportement des internautes dans le réseau, notamment lors des échanges dans les forums ou par courrier électronique. La nétiquette repose sur des valeurs telles que la tolérance, le respect d’autrui, l’écoute et la politesse (définition de l'Office québécois de la langue française).

Télétravail

Le télétravail est un régime de travail souple selon lequel l’employé effectue une partie ou la totalité de ses tâches dans un lieu extérieur à son lieu habituel de travail, au moyen de technologies de communication dans le cadre de son contrat de travail.

ORGANISATION DU TRAVAIL

Lieu de travail
Balises

Désignez un espace de travail dans votre lieu de résidence qui permettra de vous installer sécuritairement, sans bruit ambiant dérangeant. Maintenez cet espace de travail dans un état sécuritaire, exempt de dangers pour vous et l’équipement.

Trucs et astuces

Lieu de travail

Installez-vous si possible dans un espace fermé et réservé au travail (si vous avez des enfants, voir la section suivante sur le sujet) :

  • Gardez votre espace de travail propre et fonctionnel
  • Établissez des frontières claires entre le lieu de travail et votre vie personnelle
  • Évitez de manger devant l’écran (ex. : cuisine pour manger, bureau pour travailler)
  • Évitez les distractions (télévision, musique, etc.) et portez un casque antibruit au besoin

Présence d'enfants à la maison

La présence d’enfants à la maison présente un défi important pour le télétravail.

  • Installez un mini-bureau à côté du vôtre pour que vos enfants puissent s’y installer pour y faire des jeux calmes (et vous imiter)
  • Identifiez les moments où vous êtes disponible pour vos enfants et ceux où vous l’êtes moins
  • Établissez des règles, par exemple : « Lorsque j’ai mon casque d’écoute sur la tête, attends un peu avant de venir me demander quelque chose. »
  • Communiquez à vos enfants un maximum de 3 ou 4 règles pour qu’elles soient bien assimilées
  • Établissez un signe concret avec vos enfants (ex. : se toucher l’oreille) leur rappelant que vous êtes en train de travailler, de façon à ne pas avoir à leur répéter plusieurs fois
Pour en savoir plus

Quelques pistes d’activités pour les enfants :

Fiches d'activités - Naître et grandir

Répertoire de sites éducatifs - lasouris-web

15 activités pour occuper les enfants à la maison - Pomme d'Api

101 idées à soumettre à votre enfant - Activités à la maison

50 activités intérieures pour les enfants qui s'ennuient - Jeux et compagnie

Horaire de travail
Balises

Le télétravail étant une forme de prestation de travail, celui-ci doit s’exercer conformément à votre horaire de travail habituel. Les processus habituels relatifs aux absences, aux autorisations de vacances, aux autorisations de temps supplémentaire, à l’aménagement et à la réduction du temps de travail et à toute clause relative à l’horaire de travail continuent de s’appliquer et les autorisations requises doivent être obtenues préalablement de façon prévue aux politiques et aux conventions collectives applicables, le cas échéant.

Trucs et astuces

Établir une routine de travail à la maison

  • Se préparer le matin comme si on se rendait au travail
  • Prendre des pauses
  • Sortir de la maison au moins une fois par jour
  • Pratiquer une activité physique de manière régulière
Pour en savoir plus

Gardez la forme grâce aux capsules vidéo produites par le Centre sportif du cégep Édouard-Montpetit

Réunion
Balises

Pendant la période de télétravail, les réunions ont lieu par téléphone ou via une option de vidéoconférence sur le Web.

Trucs et astuces

Conseils pour réussir une réunion virtuelle :

  • Ralentissez le débit
  • Éliminez les bruits ambiants
  • Invitez les autres participants à prendre la parole
  • Ne faites pas autre chose en même temps, notamment répondre à des courriels
  • Réserver du temps pour parler d’autre chose que du travail
  • Ayez un arrière-plan conforme à la nétiquette
Pour en savoir plus

Trucs pour faciliter vos réunions virtuelles

Heures travaillées
Balises

Pour que télétravail soit une réussite, vous devez être aussi accessible au cours de la journée normale de télétravail que lors d’une journée de travail sur les lieux habituels de travail.

  • Si pour des raisons personnelles, l’horaire habituel de travail est difficile, convenez d’un aménagement d’horaire avec votre supérieur immédiat
  • Assurez-vous de prendre vos pauses
  • Ne travaillez jamais plus d’une heure sans prendre une pause
Trucs et astuces

Les méthodes de travail : 

  • Faites preuve de flexibilité envers vous-même et envers les autres
  • Maintenez un contact régulier avec les collègues de travail grâce aux différentes options technologiques (conférence téléphonique, Teams et courriels)
  • Dites « Bonjour! » le matin
  • Faites le point régulièrement avec vos collègues, votre équipe et votre supérieur immédiat
  • Continuez à faire preuve de professionnalisme
  • En télétravail comme au bureau, vous ne devriez jamais travailler plus d’une heure sans bouger. Levez-vous, étirez-vous, allez boire
Pour en savoir plus

Savoir télétravailler en 7 étapes clés

Conciliation travail vie personnelle
Balises

Le télétravail n’est pas conçu pour remplacer les soins aux enfants ou aux personnes à charge. Vous devez prendre des dispositions afin de pouvoir vous consacrer à vos tâches habituelles de travail pendant vos heures de travail.

Communication
Balises

Durant les heures régulières de travail, vous devez pouvoir être joignable par votre supérieur immédiat, par vos collègues de travail, par les personnes à qui vous devez rendre des services ou par les personnes avec qui vous devez communiquer afin de vous acquitter de vos tâches.

Pour en savoir plus

Garder le contact tout en télétravaillant

Règles de la civilité numérique

Outils de communication
Balises

Dans le contexte de télétravail, les modes de communication privilégiés sont les suivants :

  • Microsoft Teams
  • Courriel
  • Téléphone
Pour en savoir plus

Tutoriels produits par la DISTI sur les principaux outils utilisés en mode télétravail

SALAIRES, AVANTAGES SOCIAUX ET RESPONSABILITÉS

Salaires et avantages sociaux
Balises

Le salaire, les avantages sociaux, l’indemnisation, les congés, les vacances et les autres conditions de travail ne sont pas modifiés en raison du télétravail.

De même, les devoirs, obligations et responsabilités des employés et du Cégep demeurent inchangés par le télétravail.

Responsabilités en situation de télétravail
Balises

Ce qui est attendu de l'employé :

  • Accomplir, à son lieu de télétravail, la même quantité et la même qualité de tâches qu’à son lieu habituel de travail
  • Veiller à ce que le lieu de télétravail soit conforme aux normes de santé et sécurité au travail et qu’il respecte les principes d’ergonomie de bureau
  • Collaborer avec les collègues de travail
  • Pouvoir être joignable en fonction des besoins organisationnels
  • Aviser immédiatement son gestionnaire dès que surviennent tout bris, panne ou autre situation l’empêchant de réaliser sa prestation de télétravail
  • Déclarer sans délai tout incident en lien avec son travail pouvant mener à une lésion professionnelle
  • Assurer la sécurité des documents et des informations liées au travail. Veiller à leur conservation dans les serveurs du Cégep et à leur destruction, lorsque requis
  • Se conformer en tout temps et en tous points aux règles de confidentialité et de protection des renseignements confidentiels

Ce qui est attendu du supérieur immédiat :

  • Être à l’écoute de ses employés
  • Adopter des pratiques de gestion souples et efficaces permettant aux employés en télétravail de bénéficier de l’encadrement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions
  • Définir les attentes et objectifs et effectuer le suivi de ceux-ci avec l’employé en télétravail
  • Maintenir un lien de communication avec l’employé
  • Respecter l’horaire de travail de l’employé
  • S’assurer que l’employé dispose de l’équipement et des fournitures nécessaires à la réalisation de ses tâches
  • Mettre en place des mécanismes de communication efficaces avec ses employés
  • S’assurer que les lieux de travail de ses employés sont sécuritaires
Protection des informations confidentielles
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Tous les documents et informations utilisés à l’extérieur des lieux habituels de travail doivent être conservés en toute sécurité et de manière confidentielle et assurez-vous qu’ils ne sont pas accessibles à d'autres personnes. Cela inclut le partage des mots de passe. De plus, notez que la Politique sur la sécurité de l’information s’applique au télétravail.

Il est possible que des membres du personnel se voient exceptionnellement autorisés à apporter à leur domicile des dossiers papier. Pour ce faire, votre supérieur immédiat doit :

  • rappeler les consignes tant pour le respect de la confidentialité que pour le contrôle de la sortie et du retour de ces dossiers, dont les suivantes :
    • ne pas dévoiler, à qui que ce soit, toute information de nature confidentielle
    • ne pas laisser les documents/dossiers à la vue de tous au domicile familial
    • conserver les documents/dossiers dans le coffre (valise) de la voiture pendant le transport
    • limiter les impressions de documents
    • conserver les documents/dossiers dans un endroit sécuritaire de leur domicile dès qu’ils ne sont pas nécessaires, notamment en fin de journée
    • déclarer immédiatement toute perte à son supérieur immédiat
Cybersécurité
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La DiSTI offre une formation en ligne permettant de détecter l’hameçonnage. Il faut utiliser votre compte réseau pour vous y connecter. 

Si vous pensez avoir été victime ou si vous êtes victime d'hameçonnage, il faut communiquer avec le centre de service de la DiSTI, soit par Synapse ou par téléphone, le plus rapidement possible.

Fourniture et équipement
Balises

Le Cégep met à votre disposition l’équipement nécessaire à l’accomplissement de vos tâches en télétravail. Toute demande d’équipement doit être formulée à votre supérieur immédiat. Chaque demande sera étudiée au cas par cas.

S'il vous manque des équipements, vous pourrez faire une demande Synapse à synapse.cegepmontpetit.ca : un formulaire COVID-19: Équipements a été créé pour accélérer le processus.

Assurez-vous de la sécurité et du maintien en bon état du matériel mis à votre disposition dans le cadre du télétravail. Le matériel doit être remis au Cégep dès que le télétravail prend fin.

Trucs et astuces

Pour accomplir votre travail, il est nécessaire d'accéder à certains logiciels et systèmes à partir de la maison. Pour ce faire, consultez les procédures d'accès à distance du blogue technopédagogique du Cégep mises en ligne par la DiSTI.

La DiSTI a aussi créé une section COVID-19 concernant les logiciels et systèmes nécessaires à l'enseignement et à l'apprentissage qui continuera d’être bonifiée dans les jours à venir. D’ailleurs, n’hésitez pas à ajouter ces hyperliens à vos favoris de navigation.

Enfin, la DiSTI vous rappelle que la procédure pour réinitialiser un mot de passe oublié ou le à mettre à jour ainsi que la procédure pour accéder à Moodle, Office 365 ou Omnivox sont accessibles en ligne.

Pour en savoir plus

Améliorez votre connexion Internet à la maison

Attentes et rendements
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Les attentes en matière de rendement sont les mêmes pour l’employé en télétravail que lorsque le travail est effectué sur les lieux habituels de travail.

L’employé répond aux demandes de son gestionnaire dans les délais prescrits et fait ses suivis avec la même rigueur que lorsque le travail est effectué sur les lieux habituels de travail.

 

SANTÉ ET SÉCURITÉ

Déclaration d'accident
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Les politiques du Cégep concernant les accidents au travail et les maladies professionnelles continuent de s’appliquer en télétravail. Vous devez déclarer tout événement pouvant potentiellement causer une lésion professionnelle à votre supérieur immédiat dans les plus brefs délais.

Le formulaire de déclaration d'accident a été mis à jour et peut être rempli en cliquant ici. Il est également disponible dans la communauté DRH de votre portail Omnivox.

Ergonomie
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Pour favoriser une posture ergonomique même en télétravail, nous vous invitons à visionner la vidéo explicative Aménagement ergonomique d’un poste de travail informatisé pour ajuster, dans la mesure du possible, votre espace de travail. La Grille d'évaluation de l'aménagement ergonomique d'un poste de travail informatisé vous permettra de vous assurer d'avoir fait tous les ajustements requis.

N’oubliez pas qu’une équipe ergonomique est disponible pour vous aider à distance. Formée de volontaires issus de toutes les catégories d’employés du Cégep, elle a été créée pour assister les personnes qui rencontreraient des difficultés à adapter elles-mêmes leur espace de travail. Si c’est votre cas, soumettez votre demande d’aide à l’équipe ergonomique en écrivant à ergonomie@cegepmontpetit.ca.

Dans certaines situations, il est possible d’obtenir un fauteuil afin d’assurer un aménagement de travail ergonomique.  Pour obtenir plus d’informations sur ce sujet, communiquez avec les ressources humaines : any.perreault@cegepmontpetit.ca.

Trucs et astuces

Aménager son espace de travail :

Capsules vidéo portant sur l’aménagement ergonomique du poste de travail

Protéger ses yeux :

En ce temps de télétravail où vous devez passer de longues heures devant votre écran d’ordinateur, il se peut que vous commenciez à sentir une forme d’épuisement causé par la fatigue oculaire.

Il existe plusieurs façons de diminuer la fatigue oculaire et de protéger vos yeux, par exemple ajuster la luminosité de votre écran, cligner souvent des yeux ou placer votre écran plus bas que vos yeux. Nous vous suggérons également de mettre en pratique la règle des 20-20-20 :

  • après 20 minutes devant un écran
  • faites une pause de 20 secondes
  • regardez un objet à 20 pieds de distance

Ce truc devrait contribuer à diminuer considérablement la fatigue de vos yeux.

Pour en savoir plus, consultez l'article La fatigue oculaire de l’Association des optométristes du Québec.

Pour en savoir plus

L'ergonomie, même à la maison, c'est l'affaire de quelques instants!

Éliminez vos inconforts

Santé mentale
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Dans la situation actuelle, il est important de prendre soin de soi et de ses collègues.

Nous sommes conscients que cette situation exceptionnelle peut être préoccupante. Nous vous rappelons que vous pouvez faire appel au Programme d’aide au personnel au numéro 514 875-6333.

 

RESSOURCES EXTERNES

On protège aussi sa santé mentale

Webinaires et ressources pour vous aides à gérer le stress en situation de pandémie 

Tel-Aide - Centre d’écoute / Services 24/7 aux gens souffrant de solitude, de stress, de détresse ou qui veulent se confier

Écoute Entraide - Soutien aux gens aux prises avec de la souffrance émotionnelle : 514 278-2130 ou 1 855 EN LIGNE (365-4463)

LigneParents - Ligne d’écoute 24/7 destinée aux parents ayant besoin de soutien : 1 800 361-5085 

Trucs et astuces

Prendre soin de soi

  • Créez-vous un espace de travail confortable 
  • Prenez des pauses
  • Prenez le temps de dîner
  • Maintenez des contacts avec vos collègues
  • Soyez indulgent envers vous-même et vos collègues
  • Une fois la journée de travail terminée, déconnectez-vous

Repérer les signes de détresse  :

Sur le plan physique

  • Maux de tête, tensions dans la nuque
  • Problèmes gastro-intestinaux
  • Troubles du sommeil
  • Diminution de l’appétit

Sur le plan psychologique et émotionnel

  • Inquiétudes et insécurité
  • Sentiment d’être dépassé par les événements
  • Vision négative des choses ou des événements quotidiens
  • Sentiments de découragement, de tristesse, de colère
  • Difficultés de concentration

Sur le plan comportemental

  • Irritabilité, agressivité
  • Isolement, repli sur soi
  • Augmentation de la consommation d’alcool, de drogues et de médicaments
Entente de télétravail
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Les personnes qui, en raison de leur santé ou de celle d’un proche, sont à risque de complications liées à la COVID-19 peuvent conclure une entente de télétravail.

 
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